Quando você cria uma conta Freshdesk, como http://suaempresa.freshdesk.com você recebe um e-mail de apoio que se parece com support@suaempresa.freshdesk.com . Qualquer e-mail enviado para este endereço é convertido automaticamente em um Ticket que você pode começar a trabalhar, em sua Helpdesk. Quando um email é convertido em um Ticket, o assunto e o conteúdo do e-mail se tornar o título e a descrição do Ticket respectivamente. A pessoa que enviou o e-mail torna-se o solicitante. Claro, você não gostaria que seus clientes soubessem exatamente o que você usa um Helpdesk terceirizado. Você vai querer receber os e-mails de seus clientes em seu endereço de suporte, como suporte@minhaempresa.com Convertendo e-mails de suporte em tickets vai levar apenas alguns minutos.



► Acesse o seu portal de suporte como Administrador.
► Sob Canais de suporte, clique em Email.
Seu e-mail suporte padrão devem ser incluídas na seção de e-mails de suporte global.



► Clique no botão Editar ao lado do seu e-mail de suporte padrão para modificá-lo. Será redirecionado para a página de configurações de email.


► Em configurações de E-mail, dê um nome para o seu endereço de e-mail "Suporte - Sua empresa". Este será o nome que seus clientes vêem quando você escrever para eles.
Digite seu endereço de e-mail de suporte. Este endereço de e-mail é onde seus clientes vão enviar e-mails para você integrar uma caixa de correio existente ou criar uma nova.
O seu endereço de e-mail se suporte será também o "Reply -to" endereço para todos os e-mails enviados a partir do seu portal de suporte.
Assim que colocar seu e-mail de suporte, "Encaminhar seus e-mails" caixa de texto será modificado. Ele irá acrescentar o ponto crucial do seu suporte e-mail "suaempresacombr" ao seu nome portal de suporte. Não se preocupe se ficar muito longo. Nenhum dos seus clientes vão ver isso.

► Agora, você vai poder escolher se todos os Tickets que vêm através deste endereço de e-mail devem ser atribuídos a um determinado agente ou um grupo de agentes. Esta opção vai ser útil quando você configurar várias e-mails de suporte. Você também pode optar por não fazer nada com esta opção.
► Salve as configurações.


Uma vez feito isso com os passos acima, você receberá um e-mail da Freshdesk para o endereço de e-mail suporte. Clique no link de confirmação no e-mail para confirmar o seu endereço de e-mail. Você pode também pode copiar e colar o link para o seu browser e aperte "Enter".


Agora, vamos configurar regras de encaminhamento. Se você já sabe como fazer isso, sinta-se livre para ignorar a seção abaixo para saber mais sobre a criação de registros SPF, que ajudam no recebimento dos e-mails enviado ao suporte.



• A criação de regras de encaminhamento no Gmail.


► Abra a conta do Gmail que deseja encaminhar.

► Clique no botão de engrenagem no canto superior direito.

► Selecione as configurações.
Selecione a guia Encaminhamento e POP / IMAP.
 Clique em Adicionar um endereço de encaminhamento na seção "Encaminhando".
Digite o endereço de e-mail que deseja encaminhar para (os " encaminhar seus e-mails com" endereço.
Uma vez que você fizer isso, você receberá um e-mail de verificação. Abra sua outra conta de e-mail localize a mensagem de confirmação da equipe do Gmail. Se você está tendo problemas para encontrá-lo, verifique a sua caixa de Spam.
Clique no link de confirmação de e-mail.
Volte a sua conta do Gmail, atualize a página web.
No mesmo encaminhamento na página POP/IMAP em Configurações, verifique se encaminhou uma cópia do e-mail recebido selecionado e seu endereço de e-mail está no menu drop-down.
 No segundo menu drop-down, escolha que você quer Gmail ver suas mensagens depois de serem encaminhadas, tais como manter cópia do Gmail na Caixa de Entrada (recomendado) ou arquivar cópia do Gmail.
► Clique em salvar alterações na parte inferior da página.



• Criando um registro SPF para melhorar a capacidade de entrega.


Às vezes, os servidores de e-mail do seu receptor pode marcar os e-mails que você envia através Freshdesk como spam. Isto pode ser evitado por você "autoriza" Freshdesk.com para enviar e-mails em seu nome. Como você faz isso? Ao criar um registro SPF (Sender Policy Framework) em seus servidores DNS.



• Guia rápido para a criação de um registro SPF
.

► Acessar o site de registrar domínios.
Entre no painel de controle do domínios.
Abra as definições de configuração de DNS.
► Editar o seu arquivo de zona e procurar o TXT ou registro SPF.
► Especifique o seguinte valor: v = spf1 incluem: email.freshdesk.com ~ todos.
► Salve as configurações.
 

• Mas se um registro SPF já existe?

Você pode apenas incluir o SPF na mesma linha que o seu registro existente v = spf1 incluem: spf1.domain.com incluem: spf2.domain2.com incluem: email.freshdesk.com ~
todos.


• Adicionando BCC e-mail.

A gestão de nível superior pode querer saber o que está acontecendo em apoio sem o incômodo de ser adicionado como agentes ao portal e fazer login em um helpdesk. Adicione estes endereço de e-mail como BCC para a sua caixa de suporte.


 • Como faço isso?

► Clique em um e-mail sob canais de suporte.
Clique no link Adicionar BCC acima dos e-mails de apoio.
Digite todos os endereços de e-mail que você deseja adicionar como BCC, separados por "vírgulas". Clique em salvar.
Você também pode usar seus próprios servidores de e-mail para enviar e receber e-mails.


Usando servidores de e-mail personalizado para enviar e receber e-mails de suporte.

Este recurso pode ser usado com todos os serviços públicos (como Gmail, AOL , etc.) ou servidores SMTP e IMAP privadas. Usando seus próprios servidores, todas as suas transações de e-mail estão fora Freshdesk, e será totalmente gerido no seu fim. Você também pode decidir se deseja ativar seu servidor de e-mail para e-mails de entrada e saída, ou e-mails apenas de saída.

• Guia rápido para configurar uma caixa de correio personalizado.


Clique no ícone E-mail.

Clique no botão Editar ao lado da caixa de correio para o qual você deseja usar o servidor personalizado, ou você pode criar uma nova caixa de correio clicando no botão "Novo e-mail de suporte".



Na página de configurações de e-mail, digite o endereço de e-mail personalizado da caixa de correio que pretende utilizar na caixa de texto

"seu e-mail de suporte".

Clique na opção "Usar seu próprio servidor de e-mail".
A partir do Email Sistema suspenso, selecione o sistema de e-mail ao qual o servidor pertence.

o uso de um grupo de e-mail para a conversão de e-mails para Tickets. Gmail e alguns outros provedores de notificações por correio eletrônico, quando um e-mail é enviado para e-mails de grupo. Às vezes, os Tickets não serão criadas. Além disso, sempre que um e-mail é enviado a partir de uma das caixas de correio configuradas no Freshdesk para outro (ou se a uma das caixas de correio configuradas está na CC), O Ticket não será gerado. Isso tem sido feito para prevenir e-mail looping. Por isso é sempre uma melhor para ideia encaminhar e-mails de suporte para criar Tickets.

Você pode usar o servidor de correio para e-mails de "Entrada e saída" ou "Somente saída".


• E-mail de chegada.


Se o seu sistema de e-mail é o Gmail ou AOL, o nome do servidor e detalhes da porta será pré-definido.
Se é algum outro sistema, você precisa digitar o nome do servidor IMAP para e-mails recebidos e você.
Pode clicar na caixa de seleção "Usar SSL". Para estabelecer uma conexão segura.
Você pode clicar na caixa de seleção abaixo, para excluir e-mails a partir do seu próprio servidor depois de ter feito.
Use o menu suspenso para escolher o método de autenticação.
Fornecer a senha e login para o endereço de e-mail inserido acima.

• Configurações de E-mail de saída.


Se o seu sistema de e-mail é o Gmail ou AOL, o nome do servidor e detalhes da porta será pré-definido.

Se é algum outro sistema, você precisa digitar o nome do servidor SMTP de onde você quer.

E-mail enviados e a serem enviados.

Clique na caixa de seleção Usar SSL / TLS para estabelecer uma conexão segura.

► Use o menu "autenticação" para definir o método de autenticação.

Forneça o nome de usuário e senha de login para o endereço de e-mail inserido acima.

Se seu nome de usuário não tem o seu nome de domínio nela, você terá que digitar seu nome de domínio.

Clique em Salvar para finalizar e usar seus próprios servidores de e-mail


OBS: Por favor note que o métodos de autenticação varia para diferentes servidores de e-mails. Por exemplo, o Gmail usa a autenticação simples ou CRAM-MD5. Escolhendo o método de autenticação errado vai levar a um erro ao salvar.



• Encaminhar e-mails de uma caixa de entrada privada para o seu portal de suporte.


Ocasionalmente, seus clientes podem enviar e-mail para seus agentes de suporte diretamente. Ou você pode ter negligenciado a configurar imediatamente a regra de encaminhamento e terminou com uma caixa de correio cheia de e-mails, que precisam ser convertidos para apoiar Tickets. Isso pode ser feito por apenas encaminhá-los para o seu endereço de e-mail de suporte.



• Como é que isso funciona?

 

► Os Tickets que são encaminhadas a partir do endereço de e-mail de um agente certificado será criado em nome do cliente que enviou o e-mail para o agente. Mas quando você enviar existente e-mails de uma caixa de correio (onde esta caixa de correio não está associado a um agente), o solicitante será a caixa de correio e a hora do bilhete será o momento em que o e-mail foi enviado.