Encaminhando e convertendo seus e-mails de suporte em tickets no Freshdesk

Ao criar uma conta do Freshdesk, você recebe um endereço de e-mail semelhante a este: [email protected]. Você pode compartilhar isso com seus clientes e pedir que eles enviem as perguntas para esse endereço. Qualquer email enviado para esse endereço se torna um ticket no Freshdesk. O cliente que enviou a pergunta torna-se o solicitante do ticket.

Caso você já tenha um e-mail como [email protected], você pode continuar compartilhando esse endereço de e-mail com seus clientes para entrar em contato com você. Mas, você terá que encaminhar os e-mails que entram nesse endereço para o Freshdesk, para que eles sejam capturados como tickets em sua conta. Nós vamos orientá-lo sobre como você pode fazer isso.

GUIA RÁPIDO SOBRE COMO CONFIGURAR SEU PRÓPRIO EMAIL DE SUPORTE NO FRESHDESK:

Faça login como administrador no portal de suporte e vá para a aba Admin. A partir daqui, clique em E-mail na seção de canais de suporte.

O Freshdesk criará um email de suporte padrão e o listará na seção "E-mails de suporte global", como você pode ver abaixo. Este e-mail é aquele que você recebeu quando se inscreveu: [email protected].

Clique no botão Editar ao lado do seu email de suporte padrão.

Agora, forneça um Nome para esse endereço (algo como "Suporte da sua empresa"). O nome que você fornecer aqui será o nome 'De' que seus clientes verão quando você responder aos e-mails da Freshdesk.

Agora, insira seu endereço de e-mail de suporte oficial (por exemplo, [email protected]), para o qual seus clientes escrevem.

Seu endereço de e-mail de suporte também será o endereço de resposta para todos os e-mails que você enviar do seu portal de suporte.

Conforme você insere o e-mail de suporte, o campo Encaminhar seus e-mails para é modificado. Este e-mail é invisível para seus clientes. COPIE ESTE ENDEREÇO DE EMAIL (ele será necessário para configuração de encaminhamento no seu provedor de e-mail).

Você pode atribuir todos os tickets provenientes de seu e-mail de suporte a qualquer grupo de analistas, escolhendo os grupos listados em Atribuir ao grupo. Isso será útil quando você configurar várias caixas de correio em seu helpdesk. Como alternativa, você pode usar as regras do Distribuidor para encaminhar automaticamente os tickets para grupos específicos também.

Clique em Salvar.

CONFIRMANDO SEU ENDEREÇO DE E-MAIL ANTES DE INICIAR O ENCAMINHAMENTO:

O próximo passo é verificar se o endereço informado esta correto. Você deve ter recebido um email da Freshdesk para [email protected] com um link de verificação.

Clique no link de verificação no e-mail para confirmar seu endereço de e-mail. Depois de confirmar esse endereço, é necessário configurar o encaminhamento para que o Freshdesk possa começar a capturar os emails enviados para esse endereço como tickets

CONFIGURANDO O ENCAMINHAMENTO DE E-MAILS NO GMAIL:

Se você usa o Gmail ou o G Suite, siga as instruções abaixo sobre como encaminhar e-mails do Gmail para o endereço fornecido pela Freshdesk.

Clique no ícone da engrenagem no Gmail e clique em Configurações.

Abra a guia Encaminhamento e POP / IMAP.

Clique no botão Adicionar um endereço de encaminhamento.

Digite o endereço de e-mail que você copiou do Freshdesk aqui (deve estar no formato [email protected]), clique em Próxima e, em seguida, clique em Continuar.

O Gmail enviará um código de verificação que será capturado no Freshdesk como um ticket. Clique no link fornecido no ticket que veio do Gmail e está tudo pronto. Os e-mails enviados para [email protected] agora serão capturados como tickets em sua conta do Freshdesk.

Observação: como o Google usa um endereço de e-mail sem resposta, o código de ativação geralmente fica preso na pasta de spam da sua conta do Freshdesk.

Volte para a página Configurações da conta do Gmail da qual você deseja encaminhar mensagens e atualize seu navegador.

Selecione Encaminhar uma cópia do e-mail recebido para.

Escolha se deseja manter a cópia do Gmail na Caixa de entrada. (Recomendado)

Na parte inferior da página, clique em Salvar alterações.