Gerenciamento de projetos no Freshservice

1. O proprietário do projeto

2. O título do projeto

3. Porcentagem de conclusão do projeto [tarefas concluídas / total de tarefas x 100]*

4. A data/hora de vencimento até a data de vencimento

5. Um ponto de exclamação vermelho próximo à data de vencimento implica que uma tarefa que afeta diretamente o prazo do projeto está atrasada.

*Isso não leva em conta o número de sub-tarefas dentro das tarefas

Você pode clicar em um projeto para ver mais detalhes e começar a trabalhar nele [parte 3 em diante].

2. Criando um novo projeto

Criar um novo projeto é bastante simples:

1. Vá para a guia Projetos e clique no botão Novo projeto. Isso abre o novo formulário de projeto.

2. Digite um título para o projeto. Se você deseja adicionar uma descrição, clique em Adicionar Descrição para fazer isso.

3. Agora insira uma data de início e uma data de término para o projeto.

4. Especifique o status e a prioridade do projeto e clique em Criar Projeto.

Após a criação do projeto, você pode editar o título ou a descrição clicando no ícone de "lápis" ao lado do título.

    Se você precisar atualizar suas propriedades, como prioridade, status, proprietário e data de início / término, clique no ícone de "lápis" ao lado de Propriedades, faça as alterações e clique em atualizar.

3. Proprietários e membros de projetos

    O agente que cria o projeto é designado como proprietário do projeto por padrão, mas você pode adicionar outras partes interessadas como membros ao projeto:

1. Abra o projeto e role para baixo até a seção Membros.
   

2. Clique no ícone +. Agora você pode procurar agentes e adicioná-los como membros do projeto.

Uma vez adicionados, os membros podem executar as seguintes tarefas no projeto:

• Adicionar mais membros

• Adicionar tarefas

• Excluir suas próprias tarefas

• Atribuir tarefas

• Adicionar observadores às tarefas

• Agendar tarefas

• Adicionar dependência a todas as tarefas

• Comente todas as tarefas

• Adicionar sub-tarefas a todas as tarefas

3. Gerenciando tarefas e sub-tarefas

    Tarefas e sub-tarefas são partes críticas de um projeto. Eles definem as atividades que precisam ser realizadas para garantir a conclusão do projeto.

4.1. Adicionando tarefas a um projeto

    Você pode criar até 3 níveis de tarefas em um projeto (tarefa, sub-tarefa e sub-subtarefa). Para adicionar uma tarefa a um projeto:

• Vá para o projeto e, na guia Tarefas, clique em Adicionar novo.

• Digite uma descrição curta para a tarefa.

• Clique no ícone Calendário para adicionar uma data de início e término e escolha quando o proprietário da tarefa será notificado.

• Atribua um membro à tarefa e clique em Adicionar para criar a tarefa.

4.2. Atualizando propriedades da tarefa

    Depois que uma tarefa é criada, você pode clicar nela para modificá-la. Isso abre um painel onde você pode ver mais detalhes e fazer alterações como:

• Adicionar observadores: clique no ícone "estrela" no canto superior direito.

• Excluir a tarefa: clique no ícone 'lixeira'.

• Edite o nome da tarefa: Clique no nome.

• Adicionar uma descrição: clique em "Adicionar descrição".

• Adicionar anexos: clique em "Anexar arquivos".

• Editar data de início / data de término / notificação: clique nas datas.

• Atualizar o status: clique no status atual.

• Alterar o membro da tarefa: clique no nome do membro.

4.3. Colaborando em tarefas através de comentários

    A seção Comentários é uma ótima maneira de consultar outros membros e partes interessadas do projeto. Também pode ser usado para fornecer feedback sobre o proprietário da tarefa e fazer anotações sobre o progresso.

4.4. Adicionando sub-tarefas às tarefas

    Se uma tarefa ou sub-tarefa específica puder ser iniciada somente após a conclusão da tarefa anterior, você poderá adicionar uma dependência entre as duas tarefas.

    Digamos que o início da Tarefa 2 depende da conclusão da Tarefa 1, você pode definir essa dependência usando uma das duas maneiras:

• Vá para a guia Dependências da Tarefa 1 e adicione a Tarefa 2 como sucessora.

• Vá para a guia Dependências da Tarefa 2 e adicione a Tarefa 1 como predecessora.

5. Associando projetos a incidentes, mudanças e ativos

    A maioria dos projetos de TI está relacionada a incidentes, alterações ou ativos. Nesses casos, você pode criar associações entre eles para adicionar contexto ao projeto e aos incidentes / alterações / ativos.

Isso pode ser feito usando um dos dois métodos:

5.1 Criando uma associação a partir da página de detalhes do projeto:

1. Faça log no Freshservice e vá para a guia Projetos. Freshservice e vá para a guia Projetos.

2. Abra o projeto e clique na guia Associações.

3. Agora clique em Associar e selecione o que você deseja associar - incidentes, alterações ou ativos.

4. Selecione os itens da lista que aparece e clique em Link.

5.2 Você pode criar associações mesmo a partir do respectivo incidente ou mudança

Incidentes: abra o incidente, clique em associar e selecione projeto novo ou existente.

Mudanças: abra a alteração, clique em associar e selecione projeto novo ou existente.

6. Visualizando os Logs de Atividades para Projetos

Você pode visualizar um resumo completo de todas as atividades para revisar o projeto na guia Atividade.

7. Adicionando anexos e atualizando as propriedades do projeto

    Certos documentos, como a declaração de trabalho, são essenciais para todas as partes interessadas. Você pode facilitar o acesso adicionando-o como anexo.

    Se houver alguma alteração no projeto em relação à propriedade, data de vencimento etc. a qualquer momento, você poderá editar suas propriedades clicando no ícone de "lápis" à direita.

    O projeto é concluído assim que todas as suas tarefas e sub-tarefas são concluídas. Você pode clicar no ícone "caixa" ao lado do título do projeto, se desejar arquivá-lo e voltar a usá-lo posteriormente, usando o filtro na guia Projetos.