Workflow Automator - Uma visão geral

Criada por Renan Bernal Bernal Camargo, Modificado em Mon, 27 Jul 2020 na (o) 04:10 PM por Jhon Carson

O Workflow Automator permite automatizar todas as tarefas repetitivas e processos manuais que você executa diariamente. Isso inclui processos como atribuir tickets ao agente ou equipe certo, acompanhar a aprovação e assim por diante. Com o Workflow Automator, você pode criar um fluxo de trabalho usando ações simples de arrastar e soltar.

Componentes de um fluxo de trabalho

Um fluxo de trabalho é composto por três componentes:

Evento - define quando um fluxo de trabalho deve ser acionado
Condição - define os parâmetros que precisam ser validados durante a execução de um fluxo de trabalho
Ação - O resultado do fluxo de trabalho

Não é necessário que um fluxo de trabalho tenha apenas uma condição ou ação. Você pode adicionar várias condições e ações a um fluxo de trabalho. (Veremos isso mais adiante com um exemplo detalhado).

Para criar um fluxo de trabalho:

Vá para Admin > Produtividade do heldpesk> Workflow Automator
Clique no botão Novo Automatizador no canto superior direito e escolha o módulo para o qual você deseja criar um fluxo de trabalho. Por exemplo, se você deseja criar um novo fluxo de trabalho de ticket, clique no menu suspenso Novo Automatizador e clique em Ticket .
Forneça um nome e uma descrição para o seu fluxo de trabalho. Uma descrição seria útil para outros administradores entenderem por que o fluxo de trabalho foi criado.
O próximo passo é configurar um evento. É aqui que você configura quando o fluxo de trabalho precisa ser acionado.
Escolha as condições para acionar o fluxo de trabalho e clique em Concluído .
O próximo passo é adicionar uma condição. É aqui que você fornece um conjunto de parâmetros para o fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho, após ser acionado, verificará os parâmetros. Após a validação dos parâmetros, o fluxo de trabalho executará a ação definida.
Para adicionar uma condição, clique no ícone da condição, arraste e coloque-o ao lado do evento.
Escolha os parâmetros para validação e clique em Concluído . Se você deseja adicionar parâmetros adicionais, clique em Adicionar nova condição presente na parte inferior da caixa de diálogo.
A próxima e última etapa na criação de um fluxo de trabalho é adicionar uma ação. Clique no ícone Ação, arraste e coloque-o próximo à condição.
Escolha a ação que você deseja que seu fluxo de trabalho execute e clique em Concluído .
Agora, o fluxo de trabalho está completo. À medida que você adiciona condições e ações, o Automator salva automaticamente o fluxo de trabalho como um rascunho. Se você deseja ativar o fluxo de trabalho, pode clicar em Ativar.

As etapas acima mencionadas ajudarão você a criar um fluxo de trabalho. Mas, para entender o nível de flexibilidade oferecido pelo Workflow Automator, vamos dar uma olhada em alguns exemplos.

Para obter mais clareza sobre como configurar um fluxo de trabalho, assista ao vídeo.

Cenário 1: Roteando tickets para uma equipe específica

Vamos dar um cenário em que você deseja rotear todos os tickets relacionados a hardware para uma equipe de hardware dedicada. Para converter isso em um fluxo de trabalho,

Vá para Admin > Produtividade do Helpdesk> Workflow Automator> Novo fluxo de trabalho> Ticket
Forneça um nome e uma descrição para o fluxo de trabalho.

Escolha as opções para que o fluxo de trabalho seja acionado sempre que um ticket for criado. Selecione as opções O ticket é e Aumentado.

Forneça um rótulo para o evento e clique em Concluído .
Agora, sua tela ficará assim

Arraste um ícone de condição e coloque-o ao lado do evento.
Selecione o parâmetro se Category for e escolha o valor Hardware .

Forneça um rótulo para a condição e clique em Concluído .

Arraste uma ação e coloque-a ao lado da condição.
Selecione a opção Atribuir ao grupo e escolha Equipe de hardware

Forneça um rótulo e clique em Concluído .

Agora, o fluxo de trabalho para atribuir todos os tickets relacionados ao hardware à equipe de hardware está pronto. O fluxo de trabalho será acionado quando um ticket for criado e verificará se a categoria é ' hardware '. Se sim, o ticket será atribuído ao hardware para a equipe de hardware.

Agora, no próximo cenário, iremos um pouco mais além e veremos como esse fluxo de trabalho pode ser usado para atribuir tickets de diferentes categorias a diferentes equipes.

Cenário 2: roteando tickets para diferentes equipes

Vamos dar um cenário em que você deseja atribuir tickets de hardware, software e relacionados à rede a equipes de hardware, software e rede. Vamos pegar o fluxo de trabalho discutido no cenário anterior e ver como podemos personalizá-lo para atribuir tickets a várias equipes.

Siga as etapas abaixo mencionadas para expandir o fluxo de trabalho anterior e realizar mais.

Arraste uma condição e coloque-a na parte inferior da condição existente anteriormente.
Defina o parâmetro se Category for e escolha o valor Software .

Forneça um rótulo e clique em Concluído .
Arraste uma ação e coloque-a ao lado da condição.
Selecione a opção Atribuir ao grupo e escolha Equipe de software.

Você pode seguir a mesma etapa para atribuir problemas relacionados à rede à equipe de rede.

Cenário 3: Configurando a aprovação em vários estágios

Considere um cenário em que você deseja configurar um processo de aprovação em várias etapas. Sempre que um funcionário solicita um laptop com preço superior a US $ 1500, a solicitação precisa da aprovação do gerente de relatórios do funcionário e do chefe de TI da empresa.

Para configurar este fluxo de trabalho:

Defina o fluxo de trabalho a ser acionado quando um ticket for criado.
Adicione uma condição e defina o parâmetro quando Tipo for Solicitação de serviço .
Adicione outra condição e escolha os parâmetros Quando uma solicitação de serviço inclui qualquer Apple Macbook
Escolha Custo na sub condição e insira o valor 1500.
Adicione uma ação e escolha as opções Enviar e-mail de aprovação para e Reporting Manager. Forneça um rótulo e clique em Concluído.
Isso conclui a configuração do primeiro estágio da aprovação.
Para adicionar o segundo estágio de aprovação, adicione outra condição e escolha os parâmetros quando Solicitar aprovação for Aprovado.
Adicione outra ação ao lado da condição recém-adicionada e escolha a opção Enviar e-mail de aprovação para e chefe de TI.
No caso de notificar o solicitante por e-mail, você pode adicionar outra ação e escolher a opção Enviar e-mail ao solicitante. Digite o assunto e adicione o conteúdo do e-mail e inclua espaços reservados sempre que necessário.
Forneça um rótulo e clique em Concluído .

Salvando um fluxo de trabalho

À medida que você continua adicionando condições e ações, o automator salva automaticamente o fluxo de trabalho como um rascunho. Se você deseja ativar o fluxo de trabalho, pode clicar em Ativar.

Editando um fluxo de trabalho

Você pode clicar em qualquer parte de um fluxo de trabalho: um evento, uma condição ou uma ação e fazer alterações nas condições e nos parâmetros selecionados.

Excluindo um fluxo de trabalho

Agora você pode optar por excluir uma ramificação de condição SIM / NÃO (ou) excluir uma ação em um fluxo de trabalho.

Clonando um fluxo de trabalho

Você pode clonar um fluxo de trabalho existente e fazer as alterações necessárias. Para clonar um fluxo de trabalho,

Vá para Configurações> Workflow Automator
Selecione o fluxo de trabalho que você deseja clonar e clique em Clonar .
Forneça um nome para o novo fluxo de trabalho e insira uma descrição.
Agora, o fluxo de trabalho será clonado com um novo nome.
Faça as alterações necessárias no evento, condição ou ação e salve seu fluxo de trabalho.

Habilitando / desabilitando um fluxo de trabalho

Um fluxo de trabalho, quando criado, será salvo como rascunho. Se você deseja ativar o fluxo de trabalho, clique no botão Salvar e ativar no canto superior direito. O fluxo de trabalho agora será ativado. Você pode usar a chave de alternância para ativar / desativar o fluxo de trabalho.