Exemplo de caso de uso para DocuSign Orchestration App - Liberação de funcionário

    Nesse caso de uso, estaremos automatizando o processo de liberação de funcionários usando a integração com DocuSign. O formulário de liberação será enviado a todas as partes interessadas relevantes envolvidas no processo.

A configuração para este caso de uso pode ser dividida em quatro partes:

• Definição de um modelo DocuSign 
• Criando um item de solicitação de serviço no Freshservice 
• Definição de objetos personalizados contendo mapeamentos de localização e unidade de negócios 
• Definição de um fluxo de trabalho para liberação de funcionário

Docusign Template

    Um modelo de amostra é definido no DocuSign contendo o formulário de liberação do funcionário, com as seguintes funções de envio de assinatura.

• Chefe da unidade de negócios
• Pessoal de TI
• Pessoal de RH
• Gerente
• Empregado

Estaremos usando o ID do modelo deste modelo em nosso automatizador de fluxo de trabalho.

Você pode consultar esta definição de modelo de amostra que criamos no DocuSign.

Requisição de serviço

    Para configurar o fluxo de trabalho no automatizador, precisaremos criar um item de solicitação de serviço e um objeto personalizado no Freshservice.

A solicitação de serviço conterá três campos suspensos de pesquisa.

• Funcionário (pesquisa “Todos os usuários”)
• Localização (pesquisa para “Localização”)
• Unidade de negócios (pesquisa para “Departamento”)

Objetos Personalizados

    Para este caso de uso, iremos armazenar as diferentes partes interessadas que são necessárias para assinar a liberação do funcionário em um objeto personalizado.

    1 - O objeto “Mapeamento da Unidade de Negócios” será usado para armazenar o Parceiro de Negócios de RH e o Chefe da Unidade de Negócios para cada Unidade de Negócios. Aqui estão os campos:

    2 - O objeto “Mapeamentos de Localização” será usado para armazenar o Gerente de Instalações e o pessoal de TI de             um determinado local. Aqui estão os campos:

Definição de Fluxo de Trabalho

    Aqui está uma visão geral do fluxo de trabalho definido para automação de liberação de funcionários. As etapas para este fluxo de trabalho são elaboradas posteriormente neste documento.

Passo 1

    Certifique-se de que o fluxo de trabalho seja acionado apenas quando o Item de serviço de liberação de Funcionário for enviado, configurando o Nó de Evento e Condição apropriado.

Passo 2

    Puxe e configure um nó Leitor para ler o objeto personalizado “Mapeamentos de localização” para obter as instalações e o pessoal de TI com base no local inserido no formulário de solicitação de serviço.

Passo 3:

    Em seguida, vamos puxar e configurar outro nó Leitor para ler o objeto "Mapeamento da unidade de negócios" para obter o BP de RH, o chefe da BU com base na unidade de negócios inserida no formulário.

Passo 4:

    Agora que temos todas as partes interessadas de que precisamos, podemos chamar a ação do aplicativo DocuSign para criar um envelope de rascunho com base em um modelo. Colocamos em outro nó de ação do aplicativo Docusign com a seguinte configuração

        Nome do aplicativo: DocuSign - Orch

        Ação do aplicativo: Criar envelope de rascunho com modelo

Observações ao configurar entradas:

• template_id - O ID do modelo DocuSign será codificado no nó do aplicativo.

  
  

• recipient_role_names - Os nomes das funções do modelo DocuSign também são codificados permanentemente.
• recipient_emails - Os IDs de email para os destinatários são lidos a partir dos objetos personalizados usando os nós do leitor nas etapas 2 e 3 e usados como marcadores. O ID do e-mail do funcionário que está deixando a organização é obtido usando um espaço reservado para o campo de pesquisa “Funcionário” na solicitação de serviço.
• recipient_names - Os nomes dos destinatários são lidos dos objetos personalizados usando os nós do leitor nas etapas 2 e 3 e usados como espaços reservados. O nome do funcionário que está deixando a organização é obtido usando um espaço reservado para o campo de pesquisa “Funcionário” na solicitação de serviço.
• recipients_routing_order - Opcionalmente, você pode especificar a ordem de roteamento na qual o envelope será enviado aos destinatários. Isso garantirá que o envelope seja encaminhado ao destinatário subsequente apenas se o destinatário anterior (de acordo com a ordem de roteamento) tiver concluído o documento do envelope.

Passo 5:

    Verificamos com o nó de condição se o envelope de rascunho foi criado com sucesso; se for criado, puxamos outro nó de ação do aplicativo Docusign com a seguinte configuração.

            Nome do aplicativo: DocuSign - Orch

            Ação do aplicativo: Enviar envelope

Observações ao configurar entradas:

• template_id - O ID do modelo será recebido na resposta do nó do aplicativo na Etapa 4. Usamos o espaço reservado do ID do modelo conforme mostrado abaixo.

  
  

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